La reprise de l'instrument de recherche (problématique)

Vous allez voir comment :

• remanier les instruments de recherche traditionnels
• suivre les différentes étapes d'optimisation

La reprise d'instruments de recherche se fait en plusieurs étapes.

1. Etape 1 : état des lieux

A partir de vos documents existants, si vous envisagez de mettre en ligne des instruments de recherche qui sont encore au format manuscrit ou imprimé sans fichier informatique ; il faut au préalable les ressaisir, les scanner ou les océriser. L’archiviste détermine quelles informations mettre en ligne, si les inventaires, les instruments de recherche ou encore les substituts numériques des documents eux-mêmes pourront être tous accessibles en ligne… ou seulement, par exemple, les instruments de recherche.

2. Etape 2 : nettoyage des données

Certains instruments de recherche peuvent contenir des erreurs de frappe, de la redondance … Ces erreurs seront à corriger pour harmoniser les saisies.

3. Etape 3 : inventaire des informations présentes

Si vous avez une vision générale de l’ensemble des documents, il faut se demander s’il existe une cohérence entre les différents instruments de recherche. Puis pour chaque instrument de recherche, il faut s'assurer qu'il y ait une uniformisation des informations, partout des côtes, des dates extrêmes … Il faut faire ce travail sur :

• les informations sur l'instrument de recherche
• la description archivistique de niveau haut
• la structuration de l'information
• le corps de l'instrument de recherche.

4. Etape 4 : liste de tous les points à améliorer

Il faut faire un questionnement et des choix stratégiques avec un travail d’analyse et un regard critique pour préciser les informations nécessaires, éviter les répétitions. Il faut également se demander si :

• les précisions sont nécessaires à présenter à cet endroit là de l’instrument de recherche
• il manque des informations et si elles sont pourtant nécessaires
• il y a des répétitions
• on accède facilement aux informations essentielles pour les internautes
• la description existante contient toutes les informations pour une description non ambigüe, afin qu’à la lecture de la description, l’internaute sache ce qu’il va trouver dans les documents.

5. Etape 5 : instrument de recherche hiérarchisé

Le travail consiste à une reprise des descriptions. Il faut réfléchir :

• sur l’organisation des documents qui peut être dégagée de l’instrument de recherche
• sur la production de descriptions des documents à plusieurs niveaux
• sur le détail des descriptions qui peut varier lorsque le substitut numérique du document est accessible en ligne ou non
• sur le respect de l’ISAD(G) et de l’ISBD.

Plus les descriptions seront de qualités, plus les recherches seront puissantes et précises.

6. Etape 6 : critères de recherche pour un accès direct à l'information

Il faut accompagner les internautes pour faciliter leur recherche en créant des critères de recherche qui répondent à leurs questionnements. Ces critères de recherche pourront satisfaire aussi bien un internaute qui a une idée vague de son sujet de recherche et un autre qui sait précisément ce qu’il cherche et peut croiser plusieurs critères. Les index servent à construire des listes automatiques visibles sur les formulaires de recherches et sur les index sur Internet. L’objectif de l’indexation est d’offrir des éléments supplémentaires d’interrogation et de navigation.
Pour cela, grâce à la DTD-EAD, on peut utiliser une variété d’éléments qui permettent d’indexer, par exemple, les noms de personnes avec persname>, les noms d’organisme avec corpname>, etc. L’indexation a pour objectif un accès à une information ciblée. De ce fait, on peut aussi utiliser un attribut dans la DTD EAD pour préciser d’avantage l’élément d’indexation. Par exemple, si nous disposons de beaucoup de nom d’auteurs, nous pouvons créer un index persname role= "auteur">. Ainsi, grâce aux attributs, on peut créer un grand nombre d’index adaptés aux différents types d’instruments de recherche électroniques normalisés. Il faut également à la fois veiller à ce que l’indexation soit placée au niveau le plus pertinent de la description et à uniformiser ces normes d’indexation pour tous les instruments de recherche mis en ligne.
Grâce à une indexation sur différents instruments de recherche électroniques normalisés, l’internaute pourra faire des recherches transversales.

Pleade en pratique | 2009